El registro de jornada lleva siendo obligatorio en España desde mayo de 2019. Sin embargo, 2026 supone un cambio de categoría: lo que hasta ahora se toleraba en papel o en una hoja de cálculo va a dejar de ser válido. El Ministerio de Trabajo está tramitando un Real Decreto que impone el fichaje digital como único formato aceptable, endurece los requisitos técnicos y, lo más relevante, multiplica las sanciones por trabajador afectado en lugar de por empresa.
Muchas compañías andaluzas siguen sin haber adaptado sus sistemas. Este artículo explica qué exige la norma, qué puede ocurrir si la Inspección llama, y qué pasos conviene dar ahora.
Qué dice la ley vigente y qué cambia en 2026
La obligación de control horario afecta a todas las empresas y personas autónomas con trabajadores a su cargo, con independencia de su tamaño o sector de actividad. No existen excepciones por número de empleados ni por modalidad de contrato.
Esto es lo que hay sobre la mesa con la nueva normativa en tramitación:
El fichaje digital pasa a ser obligatorio, se prohíbe el papel y las hojas Excel, se exige que cualquier modificación en el registro deje un rastro digital inmutable, y las sanciones se aplican por trabajador afectado en lugar de por empresa. Además, la Inspección de Trabajo podrá acceder de manera telemática a los registros en tiempo real.
Un dato técnico que conviene tener claro: los registros deben reflejar la jornada real, sin posibilidad de alteración posterior, y estar disponibles tanto para las personas trabajadoras como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Los datos deben conservarse durante al menos cuatro años y poder consultarse de forma inmediata, eliminando el margen de preparación documental ante una actuación inspectora.
Qué puede pedir la Inspección y qué ocurre si no hay respuesta
Una actuación inspectora en materia de registro horario puede desencadenarse de tres maneras: de oficio, a través de una denuncia anónima de un trabajador o extrabajador, o como consecuencia de una reclamación por horas extraordinarias impagadas.
Las consecuencias de no tener el sistema en regla son dobles. En primer lugar, la sanción administrativa: el incumplimiento del registro de jornada es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo, que en caso de reincidencia o especial gravedad puede alcanzar la calificación de muy grave, con sanciones de hasta 225.018 euros.
En segundo lugar, y esto es lo que más impacto tiene en la práctica, si la empresa no dispone de registro horario, la carga de la prueba se invierte: según la doctrina del Tribunal Supremo, la empresa debe demostrar las horas realmente trabajadas. Sin registro, se presumen ciertas las alegaciones del trabajador. Eso convierte cualquier reclamación posterior por horas extra en un pleito casi indefendible.
Con la nueva normativa en tramitación, el impacto económico se multiplica: una empresa con 30 empleados sin registro pasaría de una multa máxima de 7.500 euros a hasta 225.000 euros, calculados por cada trabajador afectado.
Lista de verificación: ¿está su empresa en regla?
Antes de que llegue cualquier visita de la Inspección, conviene revisar los siguientes puntos:
- El registro de jornada existe y está activo para todos los trabajadores, incluidos los de teletrabajo, los itinerantes y los de tiempo parcial.
- El sistema utilizado es digital, con sellado temporal automático y sin posibilidad de modificación retroactiva sin dejar rastro.
- Los registros se conservan de forma accesible durante al menos cuatro años.
- Los trabajadores tienen acceso a sus propios registros.
- Las horas extraordinarias realizadas están registradas e identificadas como tales, con indicación de si se compensan con salario o con descanso.
- Los desplazamientos entre clientes o centros de trabajo están computados como tiempo de trabajo efectivo.
Si alguno de estos puntos no está cubierto, la empresa tiene una exposición real.
Cuándo actuar
Una vez publicado el Real Decreto en el BOE, entrará en vigor tras el plazo legal estándar de 20 días, sin periodo de adaptación adicional para las empresas. No hay margen para improvisar.
El momento de revisar la situación es ahora, antes de que la norma entre en vigor y antes de que cualquier incidencia con un empleado ponga el foco de la Inspección sobre la empresa.
Desde Castro Naranjo Infante asesoramos a empresas en el cumplimiento de su normativa laboral y en la defensa ante actuaciones inspectoras. Si quiere saber si su empresa está en regla, puede contactar con nosotros para una revisión sin compromiso.