Recibir una visita de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puede generar preocupación en una empresa: ¿qué documentos hay que presentar? ¿Cómo actuar? ¿Qué derechos y deberes tienes como empresario? En este artículo te explicamos, con un enfoque práctico, todo lo que necesitas saber para afrontar una inspección sin sobresaltos, evitar sanciones y aprovechar la oportunidad para mejorar la gestión interna.
¿Qué es una inspección laboral y cuándo puede producirse?
La ITSS tiene como objetivo supervisar y exigir el cumplimiento de la legislación laboral, de seguridad social, de prevención de riesgos laborales y de empleo. Sus actuaciones buscan garantizar la protección de los trabajadores y el correcto funcionamiento de las empresas.
Las inspecciones pueden producirse:
- De oficio, dentro de planes de control o campañas periódicas en sectores concretos (hostelería, construcción, agricultura, etc.).
- A raíz de una denuncia por parte de un trabajador, sindicato o tercero.
- Por indicios detectados en cruces de datos con la Agencia Tributaria o la Seguridad Social.
En muchos casos, la inspección no se anuncia con antelación. Los inspectores pueden presentarse en el centro de trabajo en cualquier momento durante la jornada laboral, por lo que es esencial estar preparado siempre.
Derechos y obligaciones de la empresa durante la inspección
Obligaciones de la empresa
- Permitir la entrada y acceso del inspector a todas las instalaciones y dependencias relacionadas con la actividad.
- Facilitar la documentación legalmente exigible: contratos, nóminas, seguros sociales, registro horario, justificantes de formación en prevención, entre otros.
- Colaborar activamente, respondiendo con veracidad a las preguntas y requerimientos del inspector.
Derechos de la empresa
- Solicitar la identificación oficial del inspector antes de comenzar la visita.
- Exigir que las actuaciones se desarrollen con objetividad, confidencialidad y respeto hacia la empresa y los trabajadores.
- Presentar alegaciones o recursos frente a un acta de infracción si se considera que la resolución es incorrecta.
- Solicitar asesoramiento o acompañamiento jurídico durante el proceso de inspección.
Estos derechos y deberes están recogidos en la Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Cómo actuar ante la visita del inspector
- Identificación: pide de manera educada la acreditación del inspector y anota sus datos. Esto es un procedimiento habitual y completamente legítimo.
- Comunicación interna: informa de inmediato a la persona responsable de recursos humanos o al gerente para coordinar la atención.
- Documentación: ten preparados y actualizados los siguientes documentos:
- Altas y cotizaciones a la Seguridad Social de todos los empleados.
- Contratos de trabajo, recibos de salario y justificantes de pago.
- Registro diario de jornada laboral y control de horas extraordinarias.
- Plan de prevención de riesgos laborales, con acreditación de la formación recibida.
- Justificantes de entrega de EPIs, reconocimientos médicos y medidas de seguridad.
- Actitud: colabora, responde con transparencia y evita adoptar una postura defensiva. La experiencia demuestra que una actitud abierta puede reducir la gravedad de posibles sanciones.
- Acta de inspección: una vez finalizada la visita, el inspector puede emitir un acta donde se detallen las observaciones realizadas. Léela con atención, solicita una copia y consérvala junto con los documentos presentados.
- Alegaciones: si se detectan irregularidades, dispondrás de 15 días hábiles para presentar alegaciones o documentación adicional. Contar con apoyo jurídico en este punto es clave.
Prevención: la mejor defensa
La mejor forma de afrontar una inspección es estar preparado de antemano. Implementar un sistema de cumplimiento laboral sólido y actualizado reducirá riesgos y transmitirá una imagen de profesionalidad.
Recomendaciones prácticas:
- Mantén actualizado el registro horario de todos los empleados, incluyendo las pausas y el teletrabajo.
- Revisa periódicamente los contratos y asegúrate de que se ajustan a la normativa vigente.
- Implanta un plan de prevención de riesgos laborales adaptado a tu actividad, no uno genérico.
- Designa un responsable de cumplimiento o “compliance officer” interno que supervise estos aspectos.
- Realiza auditorías internas al menos una vez al año y corrige cualquier desviación detectada.
Además, disponer de un protocolo interno que defina cómo actuar ante la llegada de un inspector (quién lo recibe, qué documentos se muestran, qué persona responde) es una medida de seguridad organizativa muy eficaz.
Si ya hay un acta de infracción
- Analiza con detalle los hechos imputados y la base legal utilizada.
- Consulta con tu asesor jurídico laboral para diseñar una estrategia de defensa.
- Prepara las alegaciones con documentos, pruebas o testigos que puedan acreditar el cumplimiento de la normativa.
- Cumple con los plazos administrativos y guarda constancia de todas las comunicaciones.
- Corrige las deficiencias detectadas cuanto antes y comunica las mejoras implementadas a la autoridad competente. Esto puede servir como atenuante en la sanción final.
Si la empresa demuestra buena fe y disposición a corregir los errores, la sanción puede reducirse significativamente, o incluso sustituirse por requerimientos de subsanación.
Consecuencias de no colaborar o incumplir
Negarse a permitir la entrada al inspector, ocultar información o falsear datos puede considerarse infracción muy grave, con sanciones económicas que, según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), pueden superar los 200.000 euros en los casos más graves. Además, la reincidencia o la obstrucción pueden derivar en responsabilidad penal en determinados supuestos.
Por ello, la cooperación y la transparencia son no solo una obligación legal, sino también una estrategia inteligente de gestión.
Conclusión
Una inspección laboral no tiene por qué convertirse en un problema si la empresa actúa con calma, preparación y asesoramiento experto. Tener la documentación al día, cumplir con las obligaciones básicas y mantener una cultura de cumplimiento interno reforzará la imagen del negocio ante la administración, los empleados y los clientes. En definitiva, prepararse para una inspección es prepararse para dirigir una empresa más ordenada, eficiente y legalmente segura.
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